Tema 28: Una Reunión Diferente.

Las reuniones de equipo suelen servir para coordinar temas, debatir ideas y concretar planes de acción, informar al equipo de las novedades en la empresa y de los objetivos previstos. Es imprescindible tomar las precauciones necesarias para evitar que en las reuniones los participantes se desvíen de los temas centrales y al final de la reunión la gente salga pensando que han sido una pérdida de tiempo.

• No organizar una reunión entorno “al jefe”

No se limite a organizar una reunión para el jefe: emplee su tiempo en preparar y organizar una buena reunión.

• Establecer un buen orden del día

Piense bien en los objetivos de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y protagonismos. Envíe el orden del día con anterioridad a todos los asistentes a la reunión.

• Dar importancia y estatus a la reunión de equipo

Establezca de forma simpática alguna regla sencilla. Asegúrese previamente la asistencia de todas las personas que deban asistir a la misma. Cuide el horario de celebración de la misma.

• Preparar bien con antelación la sala de la reunión de equipo

Empiece dando una imagen impecable ante su equipo, cuidando estos pequeños detalles, asignando a una persona responsable que lo tenga todo preparado. No improvise cualquier sitio y no escatime en los medios necesarios. Las reuniones pueden ser más eficientes si hay un buen proyector, se permite la audición de un buen vídeo, los miembros pueden hacer fácilmente uso de un power point, etc. Sea innovador. Hoy existen software especializados para hacer presentaciones espectaculares. 

• Hacer una buena moderación de la reunión

En las empresas hay personas introvertidas, extrovertidas, con facilidad para comunicar y hasta reservadas y tímidas cuyo sentido de la educación les lleva a no interrumpir o dejar de hablar si otro le interrumpe. Si deja “barra libre” en las intervenciones probablemente le dará un protagonismo a personas que ya de por sí lo tienen. Anime que hablar a aquellos que tienen cosas potencialmente que decir. Una buena moderación de una reunión de equipo puede ser la manifestación más clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo.

• Evitar que se produzcan polémicas absurdas, improvisadas o debates estériles de tipo personal

Debe en gran proporción provocar que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes. Levante un acta y ejerza que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma le dará estatus e importancia a las reuniones de equipo. 

Cecilia Peschke Dagnino